KI-Schulungsnachweis: So dokumentieren Sie KI-Kompetenz nach Art. 4 (mit Vorlage)

Die meisten Betriebe, mit denen ich arbeite, haben inzwischen irgendeine Form von KI-Schulung gemacht. Fast keiner kann sie belegen. Das war bis vor Kurzem ein lässliches Versäumnis — seit dem Digital Omnibus ist es der entscheidende Punkt.

Denn mit der Umformulierung von Artikel 4 hat sich verschoben, was Sie eigentlich schulden: nicht mehr ein bestimmtes Kompetenzniveau Ihrer Mitarbeitenden, sondern nachweisbare Maßnahmen, die deren Kompetenz fördern. Damit wird die Dokumentation vom lästigen Beiwerk zum eigentlichen Nachweis.

Muss ich KI-Schulungen wirklich dokumentieren?

Rechtlich schreibt Artikel 4 keine Dokumentationsform vor — anders als etwa die DSGVO, die in Artikel 30 ausdrücklich ein Verzeichnis verlangt. Praktisch führt trotzdem kein Weg daran vorbei, und der Grund liegt in der Konstruktion der Norm nach dem Digital Omnibus.

Eine Bemühenspflicht bedeutet: Bewertet wird Ihr Aufwand, nicht Ihr Ergebnis. Aufwand, der nirgends festgehalten ist, hat im Streitfall aber nie stattgefunden. Genau deshalb ist die Umformulierung von Artikel 4 keine Entwarnung für die Dokumentation, sondern ihre Aufwertung. Warum sich der Wortlaut geändert hat, steht ausführlich in KI-Schulungspflicht nach dem Digital Omnibus.

Relevant wird der Nachweis in drei Situationen, die alle nichts mit einem KI-Bußgeld zu tun haben:

• Datenschutzvorfall. Landen personenbezogene Daten in einem Consumer-Tool, prüft die Aufsichtsbehörde die technisch-organisatorischen Maßnahmen. Eine dokumentierte Unterweisung ist hier ein handfestes Argument.
• Haftungsfrage. Übernimmt jemand eine halluzinierte Zahl in ein Angebot, ist entscheidend, ob er wissen konnte, dass das passieren kann. Genau das belegt der Nachweis.
• Kunden- und Auftraggeberanfragen. Größere Auftraggeber fragen KI-Governance inzwischen routinemäßig in Lieferantenfragebögen ab. Wer dann etwas vorlegen kann, ist schneller durch.

Was gehört in einen KI-Schulungsnachweis?

Sechs Blöcke. Die ersten fünf sind Pflicht im Sinne der Nachweisbarkeit, der sechste macht den Unterschied zwischen einem Blatt Papier und einem belastbaren Beleg.

Wie sieht ein ausgefüllter Nachweis aus?

Damit die Blöcke greifbar werden, hier ein realistisches Beispiel: eine Hausverwaltung mit 14 Mitarbeitenden, die Microsoft 365 Copilot und einen KI-Telefonassistenten für die Mieterhotline einsetzt.

Was diesen Nachweis stark macht, ist nicht seine Länge. Es sind drei Details: Die eingesetzten Tools sind namentlich benannt. Die Inhalte beziehen sich erkennbar auf den echten Arbeitsalltag — Mieterdaten, Telefonansage, Exposé-Texte. Und die beiden abwesenden Mitarbeitenden wurden nachgeschult und das wurde festgehalten, statt die Lücke stillschweigend zu lassen.

Brauchen meine Mitarbeitenden ein Zertifikat?

Nein. Und das ist der Punkt, an dem in diesem Markt die meiste unnötige Ausgabe entsteht.

Artikel 4 nennt weder eine Prüfung noch eine Zertifizierungsstelle noch einen Mindestumfang. Er verlangt Maßnahmen, die zur Größe des Unternehmens, zur Vorerfahrung der Beschäftigten und zum Einsatzkontext passen. Ein Steuerbüro mit acht Personen, das Copilot in Outlook nutzt, braucht keinen zertifizierten Lehrgang — es braucht eine gute Unterweisung und ein Blatt Papier darüber.

Das heißt nicht, dass Zertifikatskurse sinnlos wären. Sie ergeben Sinn, wenn Sie ohnehin ein Managementsystem nach ISO 42001 aufbauen, wenn Kunden es vertraglich fordern, oder wenn Sie eine Person gezielt zur internen Ansprechpartnerin qualifizieren wollen. Als Pflichterfüllung für die Breite sind sie überdimensioniert — und teuer: Wo ein Zertifikatskurs pro Kopf im dreistelligen Bereich liegt, kostet eine gute Inhouse-Unterweisung für das gesamte Team oft weniger als für fünf Einzelplätze.

Wie lange muss ich den Nachweis aufbewahren?

Die KI-Verordnung schweigt dazu für Artikel 4. Eine belastbare Faustregel aus der Praxis: solange das betreffende KI-System im Einsatz ist, plus drei Jahre. Damit liegen Sie im Rahmen der üblichen zivilrechtlichen Verjährung und haben bei einer späteren Anfrage noch etwas in der Hand.

Wichtiger als die Dauer ist die Auffindbarkeit. Ein Nachweis, der in einem persönlichen Postfach liegt, existiert im Ernstfall nicht. Legen Sie ihn dort ab, wo auch Ihre Datenschutzdokumentation liegt — im QM-Ordner, im Intranet, im DMS. Und tragen Sie das Wiedervorlagedatum in den Kalender ein, nicht nur ins Formular.

Was Sie in der nächsten Stunde tun können

Wenn Sie bisher nichts dokumentiert haben, ist der Rückstand kleiner als er wirkt. Drei Schritte, realistisch in einer Stunde machbar:

1. Rückwirkend erfassen, was war. Haben Sie schon einmal eine Einweisung gemacht, sei es nur eine Teambesprechung zum Thema? Halten Sie sie nachträglich fest, mit dem echten Datum. Das ist keine Schönfärberei, sondern eine legitime Dokumentation einer tatsächlich erfolgten Maßnahme.
2. Tools auflisten. Fünf Minuten mit der Frage in die Runde: Welche KI nutzt ihr eigentlich? Erfahrungsgemäß tauchen dabei ein bis drei Tools auf, die niemand offiziell eingeführt hat.
3. Lücken benennen und terminieren. Was fehlt, kommt mit Datum in die Wiedervorlage. Ein dokumentierter Plan ist deutlich mehr wert als eine unvollständige Fassade.

Für die Tool-Auswahl und die Datenschutzfragen dahinter ist der Beitrag DSGVO und KI-Einsatz der passende nächste Schritt. Wer die Schulung lieber abgibt als selbst hält: So laufen unsere KI-Schulungen ab.